什么是知识管理？
知识管理的定义
知识管理是在组织内创建、捕获、构建、存储、分析和共享知识以提高运营效率的过程。由于所有组织都依赖数据，因此知识管理工具可帮助确保有效的决策。组织如何管理数据（或知识）直接影响生产力、增长和弹性。有效的知识管理系统允许员工在需要时快速访问信息。结果是改进协作、缩短响应时间、更好的客户服务和整体业务成果。
知识管理捕获、记录和传播来自团队和组织数据到内部和外部新闻的重要信息。市场趋势、绩效报告、战略文档、采购流程等等构成了信息网络，当得到有效管理时，可以提高运营效率。
知识管理依赖于由数据库和协议组成的知识管理系统。有效的知识管理还需要了解为组织运营服务的关键或辅助流程。随着数据量的增加和公司发展成分布式模式，有效的知识管理为组织提供了更大的敏捷性、速度和更好的见解。这就是搜索的用武之地。通过利用搜索的力量和搜索人工智能技术来增强知识管理系统和能力，组织可以增强其决策能力并推动创新。
知识类型
组织依赖于三种主要的知识类型：显性知识、隐性知识和内隐知识。显性知识、内隐知识和隐性知识在组织内发挥着不同的作用。它们通常分别被描述为知其然、知其所以然和知其所以然的知识。了解哪种类型的信息属于哪种类型的知识是有效知识管理的关键，它可以指导知识的识别、捕获和存储。
显性知识
显性知识被定义为可以轻松定义、记录和传播的知识。它是最容易共享的知识类型。显性知识可以包括操作程序、公司政策、研究报告、财务和历史数据、批准的常见问题解答等等。如果您可以说出来或写下来，那就是显性知识。
企业需要显性知识来培训新员工、保持质量控制并确保符合法规。知识库（如公司的标准操作程序）包含显性知识，并指导员工完成各种任务。通过有效地管理显性知识，组织可以提高效率和弹性：团队可以减少错误并确保始终遵循最佳实践。
隐性知识
隐性知识是从个人经验中获得的知识，更难定义。它包括随着时间的推移获得的一套本能、直觉和技能。获得隐性知识不像访问显性知识那样直接。它可以通过指导、协同工作、共享空间和经验以及学徒制来传递。
一个隐性知识的例子可能是项目经理理解客户需求的方式：他们可能会通过直觉和多年的经验了解到，客户需要更频繁的更新和更具协作性的交付方式，以维持成功的合作关系。项目经理可能无法清楚地解释他们的直觉，但他们将拥有成功所需的隐性知识。
内隐知识
内隐知识，有时与隐性知识互换使用，可以定义为显性知识的应用，也就是诀窍。它尚未被编纂成文，但它充当了显性知识和隐性知识之间的桥梁。例如，程序员可能会咨询同行，以了解针对特定问题应采取哪种行动方案。他们的同行将分享他们的内隐知识来帮助解决问题。
为了记录内隐知识，组织可以鼓励反思实践，例如汇报或项目后审查，在此期间，员工可以讨论他们的经验和见解。这提高了内隐知识的可见性，使其可供其他人访问，并为组织内的知识管理过程服务。
知识管理的 5P
最终，组织可以依赖知识管理的 5P：目的 (Purpose)、人员 (People)、流程 (Process)、平台 (Platform) 和绩效 (Performance)。
- 目的： 这里要问的问题是，组织的总体目标是什么，以及知识如何贡献和帮助实现这些战略目标。
- 人员： 拥有正确技能的人可以为组织的知识做出贡献。知识管理还取决于理解最终用户和利益相关者的需求。
- 流程： 知识管理与组织的系统、治理和政策息息相关，并确保这些系统、治理和政策得到有效遵循。
- 平台： 知识的捕获和共享取决于找到合适的工具、技术方法和解决方案。
- 绩效： 与任何管理项目一样，持续衡量绩效与组织目标之间的差距，并建立反馈循环至关重要。
通过定义这些组成部分，组织可以制定量身定制的策略，并建立自己的最佳实践，以启动高效的工作流程，选择正确的工具，识别利益相关者，并衡量知识管理措施的成功程度。
知识管理流程
知识管理流程因组织和领域而异，就像流程和标准实践一样。但是，有效的知识管理的核心是一个系统化的过程，有时由四个 C 定义：创建 (Creation)、捕获 (Capture)、整理 (Curation) 和协作 (Collaboration)。虽然流程的不同阶段的名称可能有所不同，但在组织内捕获、存储、共享和利用知识通常涉及以下步骤
1. 知识创建
知识管理流程的第一步是识别组织中存在哪些知识以及哪些信息对运营至关重要。这就是知识创建。在此步骤中理解显性知识、隐性知识和内隐知识之间的差异，对于在管理流程中设置后续步骤至关重要。
2. 知识捕获
一旦获得知识，就必须对其进行捕获、记录和/或编纂成文。组织可以在诸如电子表格或手册之类的结构化数据库中记录显性知识。内隐知识和隐性知识可以在存储之前通过访谈、指导计划或案例研究来捕获。
3. 知识存储
知识存储是知识管理流程中的关键步骤。信息的存储方式和位置决定了相关方访问的便利性。此步骤需要到位的信息技术系统或 IT 系统：这是知识成为信息，然后成为数据的地方。大多数类型的知识在 IT 系统中都被归类为非结构化数据，并存储在知识库或数据库中。不同类型的数据可能需要不同的格式才能适合给定的存储库。
4. 知识共享
一旦知识被获取、捕获和存储，就可以通过培训、简报和交流在组织中进行个人和集体使用。成功的知识共享或传播与组织文化息息相关：如果公司从基层开始鼓励知识共享，它将有助于信息的传播。反过来，这可以通过提高生产力、提高士气，并最终提高弹性来帮助组织保持竞争优势。
5. 知识审查和更新
审查和更新知识是整个持续和持续流程的重要组成部分。随着知识的演变，知识的捕获也必须如此。过时的信息可能是任何组织机器中的一个障碍。这就是为什么通过审计进行频繁的知识审查并根据需要更新知识非常重要的原因。
知识管理的优势
如果做得正确，知识管理的好处会从内部绩效扩展到业务增长。组织消费和生产信息以运作。理解、利用并将这些信息应用于业务实践，可以使公司保持竞争力。有效的知识管理系统通过优化运营效率和推动创新来影响生产力、效率和最终盈亏。
更好的绩效
当员工可以在需要时访问信息，并且几乎没有阻力时，他们可以更快地做出决策、更好地协作并更有效率地工作。因此，整体组织绩效得到提高。
改进的竞争分析
为组织量身定制的知识管理将在流程的知识识别阶段，将与企业相关的数据考虑在内。通过收集、处理和存储与市场趋势、竞争对手和客户偏好相关的信息，组织可以在竞争分析过程中获得优势。
持续改进
知识共享有助于组织内部的持续改进。当员工互相学习并可以访问更新的信息时，组织会受益，尤其是在组织实施了知识共享文化的情况下。捕获知识也是持续反馈循环的一部分，该循环支持流程、产品和服务的完善。
促进创新
当知识可以自由共享且易于访问时，创新就可以蓬勃发展。成功的知识管理有助于思想交流，鼓励协作，并通过连接不同的信息来突破孤岛。这会导致突破性的创新。通过提高知识的可访问性并培养知识共享文化，组织可以利用其员工的集体智慧来产生新的想法和解决方案。
有效知识管理的策略
识别成功的知识管理策略可以从理解知识管理如何失败开始。囤积知识（反知识共享）可能导致重大的知识差距并积极降低生产力。共享过时的信息同样会对最终盈亏产生负面影响。最常见的是，搜索信息可能会耗费时间和资源，这与生产力和效率背道而驰。有效的知识管理依赖于以下策略
组织文化和领导力： 文化是知识囤积或把关的解药，也是成功的知识管理系统的核心。一个积极鼓励和奖励知识共享（显性知识、内隐知识和隐性知识）的环境有助于协作和生产力，并推动创新。
激励和奖励： 为了巩固知识共享的文化，组织可以为其员工实施激励和奖励。鼓励员工参与知识管理最终有助于整个持续过程：替换过时的信息对于成功的知识管理至关重要。实施频繁知识更新的协议可以帮助处理流经组织的不断变化的信息流。
知识管理系统： 知识管理系统 (KMS) 对于知识的捕获、存储和传播至关重要。为了使这些系统为用户服务，它们必须易于使用、易于访问并与必要的工具集成。
搜索信息可能是效率的最大障碍。在知识管理系统中实施搜索工具对于有效的知识传播和应用至关重要。通过利用 AI 和 对话式搜索应用程序，也可以被认为是搜索和知识管理集成更进一步的发展。
- 培训和发展： 在实施知识共享文化、激励和奖励的同时，员工培训和发展也是高效知识管理的关键策略。这可以确保组织内的知识管理标准化，并培养有能力的员工队伍。
通过 Elastic 进行知识管理
搜索是有效知识管理的关键。Elasticsearch 是一种高度可扩展的工具，用于构建内部知识库搜索体验，无论组织规模或数据量大小。
在 AI 的支持下，Elastic 的高级搜索功能通过集中来源、通过机器学习提高相关性以及在一个平台上统一数据来帮助最大限度地缩短搜索时间。
借助 Elastic 可观测性，组织可以通过实时分析、跨垂直系统可见性和可操作的见解来增强其知识管理流程。